Суть інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає у тому, щоб звірити документи і записи в облікових реєстрах і перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках.
Зверніть увагу! Під час інвентаризації обов’язково має бути перевірено дотримання позовної давності та обґрунтованість сум, які обліковуються.
І ось тут під час війни (і коронавірусного карантину, який наразі подовжено до 31.12.2022, про що ми повідомляли тут) треба бути уважними.
Адже ще з часів початку карантину встановлено, що він як форс-мажор подовжує строки виконання обов’язків та захисту інтересів у суді. Тобто строки давності на час карантину зупиняються. Про що ми нещодавно наводили коментар до свіжого судового рішення.
Водночас нагадаємо, що позовна давність, встановлена законом, не може бути скорочена, проте може бути збільшена за домовленістю сторін. Договір про збільшення позовної давності укладається у письмовій формі. Відповідне правило передбачено ст. 259 ЦКУ. Тому щодо кожної заборгованості треба проводити аналіз умов договору та первинних документів. І варто мати власну аналітику з цього приводу. Це важливо і для класифікації заборгованостей (обох, і дебіторської, і кредиторської) на поточну (тобто, які буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу) і довгострокову (яка, як планується за договором, буде погашена пізніше).
Норми абз. 2 п. 10 розд. I Положення №879 передбачають проведення інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованостей в період до трьох місяців до дати балансу. Тобто на такий аналіз у підприємства є жовтень-грудень, але конкретні строки, коли має бути проведена саме ця інвентаризація, має встановити керівник у наказі.
Предметом інвентаризації мають бути:
— правильність і обґрунтованість сум усіх видів заборгованостей, в тому числі і тих, по яким строк позовної давності вже минув;
— правильність розрахунків протягом усього звітного року з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси.
Процедура інвентаризації полягає в тому, що підприємство передає всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків про акт звірки (може бути оборотно-сальдова відомість, вивантажена з облікової програми). Дебітори мають підтвердити чи опротестувати суму заборгованості. Після цього суми, щодо яких є розбіжності, мають бути узгоджені (погоджена конкретна сума заборгованості або нульової заборгованості).
Усі отримані від дебіторів підписані акти звірки є додатками до акта інвентаризації. За тими сумами, за якими узгодження не досягло своєї мети, кожна сторона відображає в обліку ту суму, яку вважає правильною.
Документальне оформлення результатів інвентаризації
Оформлення інвентаризації стану розрахунків із контрагентами починається з підписання акта звірки. Зазвичай, коли контрагентів багато, обирається низка компаній, які мають в сумі дебіторської/кредиторської заборгованості найбільшу питому частку і підтвердження якої має для підготовки фінзвітності дуже важливе значення (невеликі суми часто немає сенсу інвентаризувати, бо їх питома вага у складі заборгованостей на підприємстві є незначною, вони можуть навіть не перевищувати поріг суттєвості, визначений підприємством).
Затвердженого акта звірки між контрагентами немає. Кожне підприємство самостійно розробляє власну форму акта звірки, часто це може бути банальна картка звірки розрахунків з облікової програми, підписана бухгалтерами обох підприємств. Коли заборгованість має ознаки сумнівної, варто, щоб такі акти звірки підписували керівники підприємств чи посадова особа, уповноважена на розпорядження майном чи коштами (цей документ може придатися для подальших судових позовів та урегулювання заборгованості в суді).
Так чи інакше, важливо, щоб акт звірки розрахунків відповідав усім необхідним умовам визнання його первинним документом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Акт звірки має містити назву документа, дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, та підприємства, з яким підписано акт звірки, суми заборгованостей за даними цих двох підприємств і суму різниці між ними, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, та їх особистий підпис (або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції).
За підсумками проведених звірок слід оформити акт інвентаризації. Норми п. 7.5 розд. III Положення №879 наказують в акті інвентаризації надавати інформацію, які рахунки/субрахунки проінвентаризовано, окремо слід наводити суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув. Мало того, до акта інвентаризації має бути долучена довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ — листи до установ вищого рівня щодо виділення коштів для погашення такої заборгованості).
Якщо йдеться про відшкодування матеріальних збитків унаслідок непогашеної заборгованості, то в акті інвентаризації слід зазначити прізвище боржника, за що і коли виник борг, дату прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди. У разі коли таке рішення не прийнято, слід зазначити дату поданого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації (зверніть увагу — саме на дату проведення інвентаризації!).
Щодо кредиторської заборгованості, позовна давність за якою минула і яка планується до списання, слід скласти окремий інвентаризаційний акт. У бюджетних установах такий акт затверджується керівником бюджетної установи.